IL CONDOMINIO PER QUANTO TEMPO DEVE CONSERVARE LA DOCUMENTAZIONE DELLA GESTIONE E LE CERTIFICAZIONI DI INTERESSE COLLETTIVO?
Capita che i condomini abbiano bisogno di disporre di copia di documenti risalenti nel tempo per gestire una questione condominiale (si pensi ad una lite con un vicino, con un condomino, con un dipendente, con il Comune, etc.), e di trovarsi dinanzi alle dichiarazioni dell’Amministratore in carica che dichiara di non disporre di tali documenti, siccome troppo risalenti nel tempo, ovvero mai consegnati dal precedente amministratore.
Si pensi al Registro dei Verbali delle Assemblee, ove sono presenti tutte le delibere approvate nel corso della vita del condominio (sia di quelle periodiche, come l’approvazione dei bilanci, o la nomina dell’Amministratore, sia quelle occasionali ma destinate a durare, come quelle circa la disciplina dei beni comuni, o perfino l’approvazione del Regolamento Condominiale o di modifiche del medesimo),
Si pensi ai documenti relativi alle certificazioni antincendio o antinfortunistiche, ovvero a lavori edili eseguiti dal condominio, ovvero a controversie di lavoro o previdenziali (si consideri come la prescrizione dei diritti del portiere non inizia a decorrere se non dalla cessazione del rapporto, onde è fondamentale la conservazione di tutta la documentazione condominiale inerente i pagamenti degli stipendi e dei contributi e delle ritenute).
Dunque qual è la disciplina legale di tale conservazione?
L’obbligo di conservazione della documentazione relativa alla gestione condominiale e alle certificazioni (sia sotto il profilo civilistico e tecnico-amministrativo, sia sotto il profilo fiscale) trova la sua disciplina cardine nelle disposizioni del Codice Civile introdotte e riformate dalla Legge n. 220/2012, nonché nelle indicazioni di prassi dell’Amministrazione finanziaria e negli orientamenti della giurisprudenza di legittimità.
1. Il principio generale e il termine decennale per la documentazione contabile e di gestione
Sotto il profilo strettamente contabile e gestionale, la norma di riferimento primaria è l’art. 1130-bis, comma 1, del Codice Civile, il quale stabilisce espressamente un termine di conservazione decennale [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]. La disposizione recita testualmente:
“I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unita’ immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.” [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]
Come confermato dalla Suprema Corte di Cassazione (tra cui Cass. civ., Sez. II, Ord. n. 40134 del 15/12/2021 e Cass. civ., Sez. II, Ord. n. 7667 del 30/03/2026), tale previsione normativa fissa in dieci anni dalla data della relativa registrazione il periodo durante il quale il condominio, per il tramite del suo amministratore, ha l’obbligo di custodire le scritture e le pezze giustificative sottostanti alle voci di entrata e di uscita del rendiconto condominiale [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021][Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 7667 del 30/03/2026].
Questo obbligo si coordina con il disposto dell’art. 1130 del Codice Civile (relativo alle attribuzioni dell’amministratore), il quale impone all’amministratore specifici doveri di tenuta e conservazione documentale che investono l’intera vita gestionale e tecnico-amministrativa del fabbricato [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]:
- I registri condominiali obbligatori (art. 1130, nn. 6 e 7, c.c.): l’amministratore deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale (che include anche “ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio”), del registro dei verbali delle assemblee (a cui è allegato il regolamento di condominio), del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità (nel quale i singoli movimenti in entrata e in uscita sono annotati in ordine cronologico entro trenta giorni dall’effettuazione, anche con modalità informatizzate) [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262].
- La documentazione gestionale e tecnico-amministrativa (art. 1130, n. 8, c.c.): l’amministratore ha l’obbligo specifico di:
“conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;” [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]
2. La documentazione relativa allo stato tecnico-amministrativo e alle certificazioni
La formulazione dell’art. 1130, n. 8, c.c., nel fare riferimento allo “stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio”, unitamente all’art. 1130, n. 6, c.c. che richiama i dati relativi alle “condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio”, ricomprende tutta la documentazione tecnica e le certificazioni afferenti agli impianti e alle strutture condominiali [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262].
Mentre per le scritture e i documenti giustificativi di spesa la legge fissa il limite temporale di dieci anni dalla registrazione [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262], l’obbligo di conservazione sancito dall’art. 1130, n. 8, c.c. per la documentazione inerente allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e al rapporto con i condomini è funzionale alla corretta e continua gestione del fabbricato e alla tutela della sicurezza delle parti comuni [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262][Sez. Sesta Civile, Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021]. Tale documentazione accompagna la vita dell’edificio e deve rimanere stabilmente nella disponibilità dell’ente di gestione, transitando da un amministratore all’altro in sede di passaggio di consegne [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021][REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262][Sez. Sesta Civile, Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021].
Certificazioni e documentazione per detrazioni fiscali (interventi sulle parti comuni)
Un ambito specifico riguarda le certificazioni rilasciate dall’amministratore ai singoli condòmini e la documentazione relativa ai lavori effettuati sulle parti comuni degli edifici residenziali per i quali spettano detrazioni fiscali [Circolare n. 13 del 31/05/2019][Circolare n. 28 del 25/07/2022].
Come chiarito dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate (tra cui la Circolare n. 28 del 25/07/2022, la Circolare n. 7 del 25/06/2021, la Circolare n. 19 dell’8/07/2020 e la Circolare n. 13 del 31/05/2019), per gli interventi sulle parti comuni è l’amministratore che provvede agli adempimenti relativi alla detrazione [Circolare n. 13 del 31/05/2019][Circolare n. 28 del 25/07/2022][Circolare n. 7 del 25/06/2021][Circolare n. 19 del 8/07/2020]. In particolare:
- Rilascio della certificazione ai condòmini: in caso di effettivo pagamento delle spese da parte del condomino, l’amministratore rilascia una certificazione attestante le sue generalità e il codice fiscale, gli elementi identificativi del condominio, l’ammontare delle spese sostenute nell’anno di riferimento e la quota parte millesimale imputabile al condomino [Circolare n. 13 del 31/05/2019][Circolare n. 28 del 25/07/2022][Circolare n. 7 del 25/06/2021].
Conservazione della documentazione originale: l’amministratore deve conservare tutta la documentazione originale (così come individuata dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 149646 del 2 novembre
Conservazione della documentazione originale: l’amministratore deve conservare tutta la documentazione originale (così come individuata dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 149646 del 2 novembre 2011) al fine di esibirla a richiesta degli Uffici finanziari [Circolare n. 28 del 25/07/2022][Circolare n. 7 del 25/06/2021][Circolare n. 19 del 8/07/2020]. In virtù di tale obbligo di conservazione in capo all’amministratore, i singoli condòmini, nella propria dichiarazione dei redditi, possono limitarsi a indicare il codice fiscale del condominio [Circolare n. 28 del 25/07/2022][Circolare n. 7 del 25/06/2021][Circolare n. 19 del 8/07/2020].
Attestazioni sullo stato dei pagamenti e delle liti
Ai sensi dell’art. 1130, n. 9, c.c., rientra inoltre tra i compiti dell’amministratore quello di fornire al condomino che ne faccia richiesta l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]. La corretta emissione di tali attestazioni presuppone, a monte, la regolare conservazione dei documenti contabili e gestionali (come modelli F24, documentazione bancaria, rapporti con i fornitori e registri) [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021][REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262].
3. La titolarità della documentazione e l’obbligo di consegna al subentro dell’amministratore
La giurisprudenza di legittimità ha ampiamente chiarito la natura giuridica del potere-dovere di detenzione e conservazione della documentazione condominiale.
Con l’Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021, la Sesta Sezione Civile della Corte di Cassazione ha ribadito che la documentazione (contabile, gestionale e tecnico-amministrativa) è detenuta dall’amministratore unicamente nella sua veste di mandatario ed è di esclusiva pertinenza dei condomini mandanti [Sez. Sesta Civile, Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021].
In conformità all’art. 1129, comma 8, c.c., alla cessazione dell’incarico l’amministratore uscente è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262][Sez. Sesta Civile, Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021]:
“Alla cessazione dell’incarico l’amministratore e’ tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attivita’ urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi.” [REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262]
Sul punto, la Seconda Sezione Civile della Corte di Cassazione, con l’Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021, ha precisato importanti principi di diritto che regolano la conservazione e il passaggio della documentazione tra amministratori [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021]:
- Finalità della conservazione e riconsegna: l’obbligo di conservazione (previsto per dieci anni dall’art. 1130-bis c.c. per le scritture e i giustificativi) e il conseguente obbligo di restituzione al nuovo amministratore sono posti nell’interesse generale dei condomini, al fine di consentire al subentrante di ricostruire la situazione generale del condominio, prendere cognizione della gestione precedente (entrate, uscite, debiti e crediti verso condomini e terzi) e assolvere agli obblighi di legge nei confronti dei condomini e dei terzi [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021].
- Irrilevanza dell’approvazione del consuntivo: l’avvenuta approvazione del bilancio consuntivo da parte dell’assemblea non esime l’ex amministratore dal consegnare tutta la documentazione necessaria per la gestione del condominio, corredata dai documenti giustificativi sottostanti (quali, a titolo esemplificativo, documentazione sulla gestione ordinaria e straordinaria, modelli F24, documentazione bancaria, documentazione inerente ai rapporti con i fornitori) [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021].
- Inopponibilità della reperibilità presso terzi e riparto dell’onere probatorio: anche qualora la documentazione inerente alla gestione possa essere acquisita dal nuovo amministratore facendone richiesta ai condomini o ai terzi (es. enti bancari, postali o fornitori), il precedente amministratore non è esonerato dall’obbligo di consegnare quanto in suo possesso o di giustificare le ragioni per cui la documentazione sia mancante o incompleta [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021]. A fronte di una richiesta specifica del nuovo amministratore, spetta al precedente amministratore provare l’esistenza di fatti impeditivi o estintivi (quale, ad esempio, il decorso del termine di legge o l’estraneità del documento agli obblighi di mandato) [Sez. Seconda Civile, Ordinanza n. 40134 del 15/12/2021].
- Assenza di ius retinendi: come precisato da Cass. civ., Ord. n. 18185/2021, neppure la mancata nomina di un nuovo amministratore legittima un diritto di ritenzione (ius retinendi) sulla documentazione da parte dell’amministratore uscente, il quale resta tenuto a consegnare i documenti anche su richiesta del singolo condomino [Sez. Sesta Civile, Ordinanza n. 18185 del 24/06/2021].
Riepilogo sintetico dei termini e degli obblighi
Suggerimento operativo
Come raccomandazione prudenziale sarebbe opportuno che l’Assemblea dei Condomini stabilisse che il verbale di consegna della documentazione in occasione del passaggio di consegne tra amministratore uscente e amministratore entrante, con evidenziate le eventuali carenze di documentazione che il nuovo amministratore avrà cura di far inserire nel verbale, venisse inviato ai vari condomini per renderli edotti di ogni eventuale problematica concernente la documentazione condominiale.
In tal modo si avrebbe chiarezza circa quello che eventualmente dovesse mancare e a quale amministratore imputare a titolo di responsabilità contrattuale la relativa carenza.
Avete avuto problemi con l’Amministrazione per acquisire documentazione condominiale? Dovete agire nei confronti di una Amministrazione per mancata custodia della documentazione? Potete rivolgervi presso il nostro Studio legale per un esame preliminare della vicenda e la valutazione della miglior iniziativa da assumere a tutela dei vostri diritti o/o di quelli del Condominio in generale.